¿Cómo diseñar tu propio sistema de organización personalizado?

24 de agosto del 2020 | en:  Organiza tu vida, Organiza tus estudios

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Tiempo de lectura aproximado: 5 minutos

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El artículo de hoy va con dedicatoria especial para mis queridas nerds de la comunidad Mariana y la Vida. Y uso la palabra nerd como el cumplido más grande del mundo.

Ya saben que no sólo me considero nerd, sino que me encanta serlo. Me encanta tener muchos intereses, proyectos, gustos y obsesiones. Claro, la parte perfeccionista y overachiever no es muy padre que digamos, pero nada en esta vida es perfecto. Somos tan lo máximo las nerds, que algún defecto teníamos que tener 😉

La cosa de ser nerd y tener muchos gustos, intereses y proyectos, es que muchas veces lo que te hace falta es tiempo. (O al menos así parece). Yo siempre digo: lo que me falta no son ideas, sino tiempo para ejecutarlas.

Uno de los elementos de mi sistema de organización, por ejemplo, son las listas de ideas.

…Y hablando de mi sistema de organización, ese es justo el tema del día: cómo tú puedes diseñar tu propio sistema.

Si tienes mil áreas de la vida, proyectos o responsabilidades que malabarear, un sistema de organización puede ayudarte a organizar mejor todas esas cosas para que no sea necesario malabarearlas. Si tu mente corre a mil por hora y no te deja de molestar con pendientes, ideas, recordatorios y preocupaciones, un sistema de organización te ayudará a darle paz a tu mente. (O al menos quitarle estrés).

Dicho todo esto, ¿qué es un sistema de organización?

Un sistema de organización NO es una agenda, calendario o app; es el CONJUNTO de herramientas que te permite hacer tu día a día más eficiente.

Una agenda, un calendario o una app son herramientas que te ayudan a organizar tu vida. El uso de las tres en conjunto sería un sistema de organización.

Un sistema de organización puede ser tan simple como una agenda para tu escritorio y un calendario para tu pared, o tan sofisticado como una agenda para cosas de trabajo, una agenda para cosas personales, un calendario para cumpleaños, una libreta para listas de súper y una app de recordatorios en tu teléfono.

No hay una regla que determine cuántos (ni cuáles) elementos necesitas en tu sistema de organización, pero mi sugerencia es empezar en pequeño y nunca tener más elementos de los que puedas mantener al corriente. En otras palabras: entre menos elementos, mejor. Si saturas de herramientas tu sistema, corres el riesgo de pasar demasiado tiempo planeando y no lo suficiente ejecutando tus planes. De nada sirve un sistema súper organizado y un conjunto agendas llenas si nunca llegas a hacer las cosas que agendaste.

Si no hay una regla que determine cuántas herramientas son las óptimas en un sistema de organización, ¿cómo puedes identificar el equilibrio entre demasiadas herramientas y no las suficientes?

Voy a tratar de explicarlo con una analogía. No es la analogía perfecta, pero se hizo lo que se pudo.

¯_(ツ)

Imagina que tu vida es una mochila y que tus pendientes, proyectos, ideas, etc, son lápices, plumas y colores. Podrías simplemente echar todas esas herramientas de escritura en la mochila y buscarlas entre el resto de los contenidos cada vez que las necesitaras. Funciona, pero no es muy eficiente que digamos. Cada vez que buscaras tu pluma roja, te tardarías años en encontrarla, después de “revolotear” los contenidos de la mochila. Podría ser que, cuando la encontraras, la maestra ya hubiera acabado de dictar el resumen y otra vez se lo tendrías que pedir prestado a alguien más para copiarlo.

Algo más eficiente sería comprar un estuche y guardar tus plumas y lápices en él. Así, la siguiente vez que buscaras tu pluma roja, la encontrarías mucho más rápido. En lugar de buscar entre todos los contenidos de la mochila, sólo tendrías que buscar entre los contenidos de tu estuche.

Esa solución funciona mucho mejor, pero todavía podrías hacer el sistema más eficiente. Podrías comprarte un estuche de esos que tenían “dos pisos” o con dos compartimientos separados. Así, podrías guardar las plumas en un compartimiento y los lápices en otro, lo cual haría encontrar lo que necesitas todavía más rápido.

Dependiendo de qué tan disciplinada seas, podrías añadir un compartimiento más. En lugar de dos cierres, tu estuche podría tener tres cierres para separar plumas, lápices, y cosas misceláneas como tijeras, regla o lápiz adhesivo.

Y claro, podrías seguir añadiendo los compartimientos y categorías que quisieras. Una bolsita para mantener el sacapuntas separado de lo demás y que no se ensuciaran tus cosas, un estuche adentro del área de plumas para separar tus plumas atómicas de tus plumas fuente, etc. Pero llegaría un punto en el que, en lugar de encontrar tus cosas más rápido, te tardarías más buscando dentro de estuches, estuchitos y compartimientos. (Y te tardarías todavía más guardando cada cosa en su compartimiento específico).

Ese es el punto de equilibrio. Cuando tu sistema de organización te complica la vida en lugar de hacértela más fácil, tiene demasiadas herramientas.

Todo eso está muy bien, ¿pero cómo decides cuáles herramientas conformarán tu sistema?

Para determinar qué herramientas conformarán tu sistema, primero debes identificar cuáles son los elementos que necesitas ordenar, recordar o tener a la mano.

Por ejemplo:

  • Fechas importantes: compromisos, eventos, entregas, cumpleaños, pagos, etc.
  • Datos importantes: números de teléfono, direcciones, mails, datos bancarios, contraseñas, etc.
  • Notas: notas rápidas, borradores, notas de juntas, instrucciones, notas de clase, etc.
  • Listas: de súper, de ideas, de contactos, de proyectos, de invitados a una reunión, de cosas que tienes que empacar, etc.
  • Finanzas: presupuesto, registro de gastos, registro de ahorros, monitoreo de deudas, etc.
  • Salud: monitoreo de hábitos, monitoreo de emociones, registro de sueño, registro de pasos, etc.

A partir de los elementos que necesitas o quieres tener a la mano, hay toda una variedad de herramientas que puedes usar: apps, agendas, diarios, libretas, calendarios, software, etc. Qué herramientas usar (y cuántas), depende de ti.

Mi sistema de organización:

Sé que el número de potenciales elementos a organizar puede parecer intimidante, pero un sistema de organización completo no tiene por qué ser complejo. Una sola herramienta puede organizar diferentes elementos al mismo tiempo. (Además de que no usas todas, todo el tiempo). Mi sistema de organización tiene tres herramientas de uso diario y dos herramientas de uso ocasional (y una de las de uso diario solamente la uso dos minutos en la mañana y no vuelvo a usarla hasta el día siguiente).

Mis herramientas de uso diario: la app de google calendar, la app de notas y una libreta en la que registro síntomas importantes para comunicárselos a mi doctor. (Esa libreta es la que sólo uso dos minutos en las mañanas).

Mis herramientas de uso ocasional: Una libreta pequeña para anotaciones rápidas y google sheets (que uso para muchas cosas, tanto personales como de trabajo).

Un tip final:

Empieza por dominar tu planeación semanal antes de añadir herramientas a tu sistema. Recuerda que la planeación semanal es la base del método que enseño; si aún no dominas la base, no te compliques más la existencia.

El chiste de planear es reducir tu estrés, no aumentarlo.

¿Necesitas ayuda para organizarte?

Ya sea que quieras aprender los básicos de la planeación semanal, o tengas la planeación semanal dominada y quieras ayuda con tu sistema de organización, ¡agenda una asesoría individual conmigo!

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