¿Cómo planear tu semana? (Y la diferencia entre planeación mensual y semanal).

8 de junio del 2020 | en:  Organiza tu vida

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El mes pasado les expliqué cómo hacer su planeación mensual y la principal diferencia, a grandes rasgos, entre la planeación mensual y semanal.

En el artículo de hoy, cortito y práctico, explicaré cómo hacer la planeación semanal (el corazón de mi método de organización). 

A grandes rasgos, la manera más fácil de explicar en qué es diferente planear un mes que una semana, es que la planeación semanal es más específica que la mensual.

Como su nombre lo indica, la planeación semanal se hace cada semana. Lo que yo sugiero es elegir un día de la semana (de preferencia hacia el fin de la semana), para hacer la planeación de la semana siguiente. Yo hago mi planeación en domingo, pero viernes o sábado también pueden funcionar.

Algunos expertos sugieren empezar la semana planeando; es decir, hacer la planeación de tu semana el lunes en la mañana antes de cualquier cosa. Claro que es una opción y puede funcionar, sin embargo, en mi experiencia he notado que el inicio de la semana puede con frecuencia ser ajetreado, lo cual puede llevarte a olvidar la planeación y empezar con tus pendientes, sobre todo si no tienes el hábito de planear (o de por sí no eres muy organizada que digamos). Por eso, sugiero hacer todas las planeaciones con anticipación.De todos modos, siempre que surjan eventos o tareas nuevas, puedes apuntarlas sobre la marcha.

Hay muchos formatos en los que se puede planear la semana. A mí el que más me gusta es el formato vertical, pero lo mejor es que cada quien use el que mejor le funcione.

¿Qué se pone en la planeación semanal?

 

En pocas palabras, TODO.

En la planeación semanal (sin importar el formato que se esté usando), se apuntan todos los eventos, compromisos, tareas, recordatorios y pendientes que haya para la semana. Desde el cumpleaños de una amiga o un baby shower, hasta el día que vas a ir a súper o un recordatorio de una medicina que te tienes que tomar.

Para una planeación más efectiva y realista, sugiero usar el método de time blocking o bloques de tiempo (que es mucho más fácil hacer en un formato vertical), de la siguiente manera:

  1. Empieza por revisar tu planeación mensual. Todos los eventos que hayas apuntado, pásalos a la semana en el bloque de tiempo correspondiente. Por ejemplo: Baby shower de Claudia el sábado de 10 am a 12 pm.
  2. Revisa cualquier otra herramienta de organización que estés usando y anota en tu planeación cualquier información relevante para la semana. Algunas otras herramientas de organización que puedes estar usando: Un bullet journal, recordatorios en tu teléfono, una libreta que guardas en tu bolsa, un calendario de cumpleaños, etc.
  3. Una vez que apuntaste todo lo que había que apuntar, empieza a marcar los bloques de tiempo de las actividades que ya sabes que vas a hacer. Por ejemplo: Ir al súper el jueves de 5 a 7 pm, hacer ejercicio de lunes a viernes de 9 a 10 am o trabajar de lunes a viernes de 9am a 1 pm.
  4. Termina por añadir todas las tareas específicas que correspondan a proyectos laborales o personales, en su bloque de tiempo correspondiente. Por ejemplo: Preparar las diapositivas para la presentación al cliente X, el miércoles en el bloque de tiempo de trabajo.

Idealmente, ya tendrías hecho un horario ideal para tu semana, al que llamo un mapa de TSO (tu semana óptima). Este horario te ayudará a saber qué bloque poner en cada día. En mi más reciente curso ”¿Cómo organizarte en casa?” muestro un ejemplo de cómo definir bloques de tiempo a partir de tus áreas de responsabilidad actuales.

¿Cómo saber qué tareas agendar y cuándo agendarlas?

 

Esto es lo que mis alumnas y lectoras me dicen que siempre se les dificulta: No sé ni por dónde empezar.

En realidad no es tan complicado usando el método de “planear hacia atrás”. Después de revisar la planeación mensual y ver qué entregas, proyectos, o eventos importantes hay en el mes, sólo hay que aplicar la lógica de ver hacia atrás para saber cuándo corresponde hacer cierta tarea.

Por ejemplo: Si el viernes 10 hay que entregar avances de un proyecto, el jueves 9 podría corresponder alistar los detalles finales de esos avances.

Claro que depende de los procesos de cada quien, y se dificulta cuando hay muchas tareas en una misma semana (o día), pero ese es el principio básico.

¿Entonces qué onda con la planeación mensual?

 

En mi artículo sobre la planeación mensual, expliqué la diferencia entre los eventos y las tareas. Ambos se apuntan en la planeación semanal, pero en la mensual NO se apuntan las tareas, sólo los eventos.

En términos de planeación mensual, a lo que me refiero con “evento” es a una situación o escenario que sucede en una fecha específica y que requiere de una serie de tareas para llevarse a cabo o cumplirse de acuerdo a lo planeado. Un evento siempre puede nombrarse con un sustantivo.

Por ejemplo:un pago, una entrega, una consulta médica o una graduación.

Una tarea es la actividad específica (o una de las actividades específicas) que se requieren para completar un proyecto o para que se lleve a cabo un evento. Las tareas siempre pueden nombrarse con un verbo en infinitivo (los que terminan en ar, er, ir).

Por ejemplo:

  • Escribir el artículo para el blog.
  • Comprar el regalo para el baby shower.
  • Tomar medicina para la presión.

¿Qué tal? Espero que les haya servido la explicación 🙂 Cualquier duda que tengan sobre la planeación semanal, ¡déjenmela en los comentarios!

Con todo el cariño del mundo,

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Comentarios:
  1. Siempre muy útiles tus posts, gracias realmente me han ayudado mucho a organizarme mejor y a que no me agarren las prisas para cumplir mis compromisos.

    1. Mariana López González dice:

      ¡Gracias Aurora! Qué bueno que te estén ayudando 🙂

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