¡Déjalo en visto! ¿Cómo hacer que whatsapp no te quite tanto tiempo?

6 de julio del 2021 | en:  Gestión de tiempo centrada en ti, Organiza tu vida, Organízate en el trabajo.

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Tenemos que replantearnos cómo estamos usando whatsapp o cualquier otra aplicación de mensajería instantánea. El hecho de que podamos contestar mensajes inmediatamente no significa que tengamos que hacerlo.

Whatsapp es lo peor que le ha pasado a la humanidad en tiempos recientes.

OK, tal vez estoy siendo un poquito dramática. De lo que sí estoy segura es de que es lo peor que le ha pasado a la gestión de nuestro tiempo. Nos distrae, altera nuestras expectativas y nos hace perder el tiempo innecesariamente.

Considérame la presidenta del club anti-whatsapp.

Escenario 1:

A la mitad de trabajar en un reporte para un cliente, recibes un mensaje de whatsapp. El reporte en el que estás trabajando es muy importante y habías planeado terminarlo durante esa sesión de trabajo, pero detienes lo que estas haciendo para revisar el mensaje inmediatamente porque ¿qué tal que es una emergencia?

Resulta ser un mensaje en tu grupo de primos. Lo revisas, pero no necesitas hacerlo para saber lo que el mensaje contiene: un meme. Contestas con un jajaja o con un sticker y te pones a buscar un meme que habías guardado para mandarle a tus primos. ¿Dónde lo habías guardado? ¿Le tomaste una captura de pantalla, lo guardaste en instagram, lo compartiste en facebook…?

Después de la interrupción, levantas la mirada de tu teléfono. ¿En qué estabas…? ¡Ah, sí! El reporte. Miras el reloj y haces un pequeño coraje. ¡Cuánto habrías avanzado si tu primo no te hubiera interrumpido en ese-preciso-momento!

Consideras apagar tu celular o quitar las notificaciones para evitar distracciones al menos mientras haces la presentación, pero… ¿qué tal que alguien te busca con una emergencia??

Pregunta: De todos los mensajes que te mandan durante el día, ¿cuántos de ellos son emergencias?

Escenario 2:

Estás trabajando en una presentación que por x o y habías procrastinado. Estás en tu nivel óptimo de concentración, terminando diapositivas como si no hubiera un mañana. No sólo estás por fin trabajando en tu presentación, sino que además está quedando increíble. En el trabajo van a enloquecer. A medias de escribir los datos de una diapositiva, de pronto suena un ¡PING!. Recibiste un mensaje de whatsapp.

Detienes lo que estas haciendo para revisar el mensaje inmediatamente porque obviamente lo tienes que revisar en ESE-PRECISO-INSTANTE y es un compañero de trabajo con un recordatorio sobre la presentación en la que estás trabajando. Le respondes porque obviamente le tienes que responder en ESE-PRECISO-INSTANTE, mientras haces corajes por haber sido interrumpida. Lo lógico es que después regresaras a la presentación, pero después de revisar el mensaje que recibiste te das cuenta de que tienes más notificaciones en tu teléfono. Te pones a revisarlas porque no te gusta ver los numeritos de las notificaciones en la pantalla de tu celular y, ya que estás ahí, chismeas un rato la sección de noticias en facebook. Comentas la foto de una amiga y eso te recuerda que hablas quedado de mandarle unos datos. Se los mandas de una vez.

Después de la interrupción, levantas la mirada de tu teléfono. ¿En qué estabas…? ¡Ah, sí! La presentación. Miras el reloj. Ya se pasó una hora… ¡Una hora! Ya estarías por terminar la presentación si no te hubieran interrumpido.

Pregunta: ¿Lo que te retrasó fue que te mandaran un mensaje o que decidieras revisarlo?

Escenario 3

Mientras trabajas en la presentación de un proyecto para un cliente, eres interrumpida por el sonido de un ¡PING!. Adivinaste, recibiste un mensaje de whatsapp. Detienes lo que estas haciendo para revisar el mensaje inmediatamente porque cómo lo vas a dejar en visto.

Resulta ser el mismo cliente para quien estás haciendo la presentación, pidiéndote una cotización para otro proyecto. Sabes que la presentación que estás haciendo es importante, pero sabes que tu cliente es importante también, entonces dejas la presentación y decides responder el mensaje.

No voy a entrar en detalles sobre lo que va a pasar después porque, basándote en los dos escenarios anteriores, puedes darte una idea. La interrupción va a llevarte a otras distracciones y la presentación en la que estabas trabajando (que tenías que entregar en unos días), va a tomarte más tiempo del esperado. (Mientras que, el otro proyecto del que tu cliente quería hablar, es apenas una idea y todavía no tiene fecha para concretarse).

Pregunta: ¿Qué hubiera pasado si hubieras decidido terminar la presentación y contestarle a tu cliente hasta después?

(Spoiler alert: No se hubiera acabado el mundo).

 

Whatsapp interrumpe nuestras vidas de una manera terrible porque llegó cambiar la forma, el medio (y la velocidad) con la que nos comunicamos. Como muchas veces pasa, una herramienta creada con la intención de mejorar una circunstancia específica (en este caso nuestra comunicación) empieza a ser mal utilizada y, en lugar de hacer nuestras vidas más eficientes, las complica.

Tenemos que replantearnos cómo estamos usando esa o cualquier otra aplicación de mensajería instantánea. El hecho de que podamos contestar mensajes inmediatamente no significa que tengamos que hacerlo. Podemos (¿deberíamos poder?) usar nuestro criterio para identificar cuándo un mensaje es importante, cuándo es urgente y cuándo puede esperar; cuándo es un momento adecuando para revisar o contestar mensajes y cuándo no; cuando un mensaje necesita una respuesta. (Al parecer es una opinión controversial, pero insisto en que no todos los mensajes se tienen que responder).

Existen muchas maneras de reducir el tiempo que nos quita whatsapp: apagar nuestro celular, quitarle las notificaciones, ponerlo en modo avión, asignar diferentes tonos para diferentes contactos o grupos de contactos, etc. Pero la manera más efectiva de reducir el tiempo que nos hace perder es ser conscientes de cómo nos comunicamos, aprender a identificar prioridades, diferenciar entre lo urgente y lo importante, establecer pautas y parámetros de comunicación.

¿Se acuerdan de las “horas de oficina”? Sé que suena radicalísimo, pero esas todavía pueden existir. Los tiempos de respuesta, las pautas de lo que se espera o no se espera en un chat de grupo, establecer procesos, definir qué temas se tratan por mensaje, qué temas se tratan por correo electrónico o qué temas se tratan por llamada… todas son estrategias efectivas para gestionar nuestra comunicación y por lo tanto nuestro tiempo, para lograr espacios de trabajo más efectivos.

¿Y en la vida personal?

Bueno, en la vida personal lo primero es hablar sin aparatos electrónicos de por medio y entender que una cosa es tu relación con alguien y otra cosa es tu chat con ese alguien. El tiempo de respuesta entre un mensaje y otro no debería ser un indicador de qué tan importante eres para alguien… Pero esas son expectativas que se entienden mejor cuando existe una buena comunicación de por sí. (Es decir, con o sin servicios de mensajería instantánea).

Espero que el artículo de hoy les haya dado mucho qué pensar. Mientras, yo seguiré tratando de bajar la velocidad de la vida. (Que entre líneas puede leerse como: mientras, yo seguiré tardándome en contestar mensajes de WhatsApp).


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